PA: REN-02
TENTARA NASIONAL INDONESIA
PERATURAN PANGLIMA TENTARA NASIONAL INDONESIA NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ANDMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA NASIONAL INDONESIA
DITETAPKAN DI JAKARTA
PADA TANGGAL 30 DESEMBER 2015
TENTARA NASIONAL INDONESIA
PERATUFAN PANGLIMA TENTARA NASIONAL INDONESIA
NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA NASIONAL INDONESIA
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PANGLIMA TENTARA NASIONAL INDONESIA,
Menimbang :
a. bahwa tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di indonesia adalah untuk menciptakan birokrasi pemerintah yang profesional dengan karakteristik, berintegrasi, berkinerja tinggi, bebas dan bersih dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme, netral, sejahtera dan berdedikasi melalui perubahan pola pikir dan budaya kerja dalam sistem manajemen pemerintahan;
b. bahwa kegiatan penyusunan dan implementasi SOP AP memerlukan partisipasi penub dari seluruh unsur aparatur yang ada di dalam institusi pemerintah termasuk TNI;
C. bahwa Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan sebagaimana diatur daam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan merupakan pedoman/acuan untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan instansi masing masing dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagairnana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c perlu menetapkan Peraturan Panglima Tentara Nasional Indonesia ten tang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Tentara Nasional Indonesia;
Mengingat :
b. bahwa kegiatan penyusunan dan implementasi SOP AP memerlukan partisipasi penub dari seluruh unsur aparatur yang ada di dalam institusi pemerintah termasuk TNI;
C. bahwa Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan sebagaimana diatur daam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan merupakan pedoman/acuan untuk menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan instansi masing masing dalam rangka pelaksanaan Reformasi Birokrasi;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagairnana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c perlu menetapkan Peraturan Panglima Tentara Nasional Indonesia ten tang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Tentara Nasional Indonesia;
Mengingat :
1. Undang-Undang Nomor 34 Tahun 2004 tentang Ten tara Nasional Indonesia (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4439);
2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelavanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112 dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
3. Undang-Undang Nornor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 6 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor 5494);
4. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 20 10-2025;
5. Peraturan Menteri Negara Pendavagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process);
6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;
7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-20 19;
8. Keputusan Panglima TNT Nomor Kep/ 1035/XII/2014 tanggal 31 Desember 2014 tentang Road Map Reformasi Birokrasi TNI Tahun 2015-2019;
9. Peraturan Panglima TNT Nomor 43 Tahun 2015 ten tang Pembentukan Produk Hukum di Lingkungan Tentara Nasional Indonesia;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan: PERATURAN PANGLIMA TENTARA NASIONAL INDONESIA TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA NASIONAL INDONESIA.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Panglima mi yang dimaksud dengan:
1. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana clan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.
2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan TNI yang selanjutnya disingkat SOP AP adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan di lingkungan TNT yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3. Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dij alankan oleh organisasi pemerintah.
4. SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan iebih dari satu peran atau jabatan.
5. SOP Teknis adalah prosedur standaryang sangat rinci dan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
6. TNI adalah Tentara Nasional Indonesia.
7. Panglima Tentara Nasional Indonesia yang selanjutnva disebut Panglima adalah peIvira tinggi militer yang memimpin TNT.
8. Prajurit adalah anggota TNT.
9. Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Tentara Nasional Indonesia selanjutnya disingkat PNS adalah PNS Kementerian Pertahanan yang bertugas di lingkungan TNT.
10. Diagram Alir Bercabang adalah format prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintah yang memuat berbagai kegiatan clan memerlukan pengambilan keputusan dengan hanya menggunakan 5 (lima) simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.
Pasal 2
Peraturan Panglima mi bertujuan untuk memberikan pedoman bagi Satker di lingkungan Mabes TNT, Mabes Angkatan clan j aj arannya dalam mengidentifikasi, menyusun, mend okumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP AP sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pasal 3
Sasaran yang hendak dicapai melalui Peraturan Panglima mi adalah:
a. setiap satker di iingkungan TNI sampai dengan unit yang terkecil memiliki SOP AP-nya masing-masing;
b. penyempurnaan proses penyeienggaraan administrasi pemerintahan di iingkungan TN1;
C. ketertiban dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan di iingkungan TNI; dan
d. peningkatan kualitas pelavanan Satker di lingkungan TNI yang melaksanakan fungsi pelayanan Publik kepada masyarakat.
BAB II
PRINSIP DAN MANFAAT
Bagian Kesatu
Prinsip
Pasal 4
Prinsip dalam penyusunan SOP AP sebagai berikut:
a. kemudahan dan kejelasan, bahwa prosedur yang distandarkan harus mudah dimengerti dan diterapkan oleh Prajurit dan PNS meskipun baru dalam pelaksanaan tugasnya;
b. efisiensi dan efektivitas, bahwa prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
C. keselarasan, bahwa prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. keterukuran, bahwa output darl prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
e. dinamis, bahwa prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;
f. berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani, bahwa prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;
g. kepatuhan hukum, bahwa prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan perundang undangan; dan
h. kepastian hukum, bahwa prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi anggota TNI dan PNS dari kemungkinan tuntutan hukum.
Pasal 5
Pninsip Pelaksanaan SOP AP sebagai berikut:
a. konsisten, bahwa SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi di lingkungan TNI;
b. komitmen, bahwa SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari selurub jajaran organisasi, dan tingkatan yang terendah sampai tertinggi;
C. perbaikan berkelanjutan, bahwa pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
d. mengikat, bahwa SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
e. seluruh unsur memiliki peran penting, bahwa seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan dan jika tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan; dan
f. terdokumentasi dengan baik, bahwa seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi yang memerlukannya.
Bagian Kedua
Manfaat
Pasal S
Manfaat penyusunan SOP AP sebagai berikut:
a. sebagai standardisasi cara yang dilakukan prajurit dan PNS dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
b. mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang Prajurit dan PNS dalam melaksanakan tugasnya;
C. meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual clan organisasi secara keseluruhan;
d. meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
e. menciptakan ukuran standar kinerja untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
f. memastikan pelaksanaan tugas di setiap Satker dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
g. memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh Prajurit dan PNS dalam melaksanakan tugasnya;
h. memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi Prajurit dan PNS;
i. memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh Prajurit dan PNS dalam melaksanakan tugasnya;
j. sebagai instrumen yang dapat melindungi Prajurit dan PNS dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
k. menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
1. membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; dan
m. membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
7
BAB III
FORMAT DAN DOKUMEN SOP AP
Bagian Kesatu
Format
Pasal 7
Format SOP AP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi di Lingkungan TNI adalah Format Diagram Alir Bercabang.
Pasal 8
Simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Bercabang terdiri atas 5 (lima) simbol sebagai berikut:
a. 4 (empat) simbol dasar flowcharts; dan
b. 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman.
Pasal 9
(1) 5 (lima) simbol sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 terdiri atas:
a. simbol kapsul untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
b. simbol kotak untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
C. simbol belah ketupat untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
d. simbol anak panah/panah untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan); dan
e. simbol segi lima untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
(2) Gambar dan bentuk 5 (lima) simbol sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Pasal 10
Penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP sebagai berikut:
a. SOP AP mendeskripsikan prosedur kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis detail menyangkut urusan administrasi dan urusan teknis;
ro
b. alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan terdiri atas kegiatan eksekusi dan pengambilan keputusan;
C. penggunaan simbol selain yang ditentukan dalam Pasal 8 dan Pasal 9 tidak dipergunakan disebabkan prosedur yang dideskripsikan bersifat umum, tidak rinci dan tidak bersifat teknis;
d. penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif, menggunakan kata kerja tanpa subjek; dan
e. penyusunan SOP AP mi hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, bahwa Diagram Alir Bercaban dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman segi lima dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.
Pasal 11
(1) Ketentuan penulisan format kegiatan sebagai berikut:
a. penulisan pelaksana dalam SOP AP mi dipisahkan dan kegiatan;
b. untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang tindih yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri;
C. penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan objek dan keterangan seperti menulis laporan, mendokumentasikan surat pengaduan, mengumpulkan bahan rapat, mengirim surat undangan kepada peserta, meneliti berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen; dan
d. penulisan pelaksana tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.
(2) Contoh ketentuan penulisan format sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas bagian Identitas SOP AP dan Bagian Flowchart SOP AP sesuai tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Bagian Kedna
Dokumen
Pasal 12
Dokumen SOP AP merupakan dokumen berisi prosedur standar yang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, meliputi:
a. unsur dokumentasi; dan
b. unsur prosedur.
Pasal 13
(1) Unsur dokurnentasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a merupakan unsur dari Dokumen SOP AP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP.
(2) Unsur dokumentasi SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi hal-hal sebagai berikut:
a. Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul depan sebuah dokumen SOP AP yang berisi informasi mengenai:
1. judul SOP AP;
2. instansi/satuan kerja;
3. tahun pembuatan; dan
4. informasi lain yang diperlukan.
b. Keputusan Kasatker tentang penetapan dokumen SOP AP mi;
C. Daftar isi dokumen SOP AP;
d. Penjelasan singkat meliputi:
1. ruang lingkup;
2. tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi;
3. ringkasan memuat penjelasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan
4. definisi/pengertian umum, yang memuat definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.
10
Pasal 14
Unsur prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b, dibagi dalam dua bagian, yaitu
a. bagian identitas; dan
b. bagian flowchart.
Pasal 15
(1) Bagian identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a meliputi:
a. logo dan nama satuan kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
b. nomor SOP AP, yaitu nomor prosedur sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di lingkungan TNT;
C. tanggal pembuatan, yaitu tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;
d. tanggal revisi, yaitu tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP AP dimaksud;
C. tanggal efektif, yaitu tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP;
f. pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja, yang berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NRP/ NIP serta stempel/ cap Satuan Kerja;
g. dasar hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur pembuatan SOP AP;
h. keterkaitan, berisi penjelasan tentang hubungan SOP AP yang dibuat dengan proses pelaksanaan kegiatan yang ditetapkan dalam SOP AP lainnya;
i. peringatan, berisi penjelasan mengenai kemungkinan kemungkinan yang terjadi ketika pro sedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan;
j. kualifikasi pelaksana, berisi penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan;
11
k. peralatan dan perlengkapan, berisi penjelasan mengenai daltar peralatan utama dan perlengkapan yang dibutuhkan terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan; dan
1. pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu berupa formulir-formulir yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses.
(2) Contoh Bagian identitas SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Pasal 16
(1) Bagian flowchart sebagaimana dimaksud dalam Pasál 14 huruf b, merupakan uraian mengenai langkah-langkah atau prosedur kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang dip erukan.
(2) Bagian flowchart sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menj ellaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan terdiri atas:
a. nomor kegiatan;
b. uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (pro sedur);
C. pelaksana yang merupakan peaku kegiatan;
d. mutu baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan e. keterangan.
(3) Agar SOP AP yang disusun terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan yang diperlukan/berupa standar input dan outputnya.
(4) Contoh bagian flowchart SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3) tercantum dalam Lampiran JIB yang merupakan bagian tidak terpisahkan dan Peraturan Panglima mi.
12
Bagian Keempat
Penetapan Dokumen SOP AP
Pasal 17
(1) Penetaiian dalam SOP AP mengikat bagi seluruh unsur yang ada di setiap Satuan Kerja di Lingkungan TNI untuk diaplikasikan oleh Prajurit dan PNS dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.
(2) Prosedur penetapan dokumen SOP AP sebagai berikut:
a. tim penyusun SOP sub Satker dari Satker menyusun Rancangan Dokumen SOP AP dan menyampaikan kepada tim penyusun SOP Satker untuk diintegrasikan menjadi Rancangan SOP AP Satker;
b. tim penyusun SOP Satker menyampaikan Rancangan Dokumen SOP AP yang merupakan integrasi dan Rancangan Dokumen SOP AP sub Satker secara berjenjang kepada Tim Kerja Reformasi Birokrasi TNI; dan
c. Kasatker menetapkan SOP AP yang benlaku di lingkungannya masing-masing berdasarkan dokumen SOP AP sesuai dengan tugas dan fungsinya.
BAB IV
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP AP
Pasal 18
Penyusunan SOP AP meliputi sikius sebagai benikut:
a. persiapan;
b. penilaian Kebutuhan SOP AP;
C. pengembangan SOP AP;
d. penerapan SOP AP; dan
e. monitoring dan evaluasi SOP AP.
Bagian Kesatu
Persiapan Penyusunan SOP AP
Pasal 19
Persiapan penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam pasal 18 huruf a dilakukan dengan membentuk tim Pokja penyusunan SOP AP yang terdiri atas:
13
a. Tim Pokja penyusunan SOP AP TNI secara keseluruhan; dan
b. Tim Pokja penyusunan SOP AP Unit Organisasi/Satker Satker-Satker di lingkungan TNI.
Pasal 20
(1) Tim Pokja penyusun SOP AP TNI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a, bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses penyusunan SOP AP di lingkungan TNI yang dibentuk dan bertanggung jawab kepada Kasum TNI selaku Ketua Tim Reformasi Birokrasi TNT.
(2) Tim Penyusun SOP AP TNI sebagaimana dimaksud ayat (1) bertugas untuk:
a. penyusunan pedoman;
b. penyusunan program kerja dan sosialisasi kebijakan; C. melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas; dan
d. melakukan koordinasi penyusunan SOP AP bagi seluruh satuan/unit organisasi yang ada di lingkungan TNT.
Pasal 21
(1) Tim Penyusun SOP AP Satker bertanggung jawab terhadap proses penyusunan SOP AP di sub Satker masing-masing yang dibentuk dan bertanggung jawab kepada Dan! Kasatker masing-masing.
(2) tim penyusun SOP AP Satker sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas untuk:
a. melakukan sosialisasi kebijakan;
b. melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas; dan C. melakukan koordinasi penyusunan SOP AP Satker,
Bagian Kedua
Penilaian Kebutuhan SOP AP
Pasal 22
(1) Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP AP yang dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat kebutuhan SOP AP yang akan disusun.
14
(2) Satker yang telah memiliki SOP AP, melakukan evaluasi terhadap SOP AP yang ada clan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan.
(3) Satker yang belum memiliki SOP AP, mengidentifikasi kebutuhan SOP AP yang diperlukan.
Pasal 23
Penilaian kebutuhan SOP AP bertujuan untuk mengetahui:
a. ruang lingkup, berkaitan dengan bidang tugas dan prosedur-prosedur operasional untuk distandarkan;
b. format SOP AP yang diterapkan; clan
C. jumlah SOP AP yang dibutuhkan sesuai dengan prioritas. Pasal 24
Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan penilaian kebutuhan yaitu:
a. lingkungan operasional;
b. kebijakan pemerintah; dan
C. kebutuhan organisasi.
Pasal 25
(1) Lingkungan operasional sebagaimana dimaksud daiam Pasal 24 huruf a, merupakan lingkungan yang harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksan akan tugas dan fungsinya, baik internal maupun eksternal.
(2) Berbagai hal yang dapat membantu mengidentifikasi aspek aspek lingkungan operasional dan dapat memengaruhi SOP AP sebagai berilcut:
a. hubungan antara satuan kerja dengan berbagai satuan kerja terkait;
b. hubungan satuan kerja dengan berbagai satuan kerja yang sejenis di Satker lain; dan
C. sumber daya manusia yang ada dalam organisasi.
15
Pasal 26
(1) Kebijakan pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf b, merupakan peraturan prundang-undangan yang memberikan pengaruh dalarn penyusunan SOP AP.
(2) Peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan/Keputusan Panglima atau peraturan lain yang terkait dengan organisasi.
Pasal 27
(1) Penilaian kebutuhan organisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf c, berkaitan dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segera distandarkan.
(2) Kebutuhan mendesak sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat terjadi karena perubahan struktur organisasi, susunan organisasi clan tata kerja atau karena kebutuhan organisasi di lingkungan TNT.
Pasal 28
(1) Langkah-langkah penilaian kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24, sebagai berikut:
a. menyusun rencana penilaian kebutuhan dengan target yang jelas, serta pembagian tugas siapa melakukan apa;
b. melakukan penilaian kebutuhan, meliputi:
1. SOP AP yang telah ada dan akan disempurnakan; dan
2. SOP AP yang belum ada dan akan dibuat.
C. menyusun daftar SOP AP yang akan dikembangkan; dan
d. menyusun dokumen penilaian kebutuhan SOP AP sebagai tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP AP, yang memuat kesimpulan dan rekomendasi.
(2) Untuk membantu melakukan penilaian kebutuhan dapat digunakan tabel sebagaimana tercantum dalam lampiran lilA yang merupakan bagian tidak terpisahkan dan Peraturan Panglima mi.
16
Bagian Ketiga
Pengembangan SOP AP
Pasal 29
Pengembangan SOP AP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:
a. pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif; b. analisis dan pemilihan alternatif;
C. penulisan SOP AP;
d. pengujian dan evaluasi SOP AP; dan
e. pengesahan SOP AP.
Paragraf 1
Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif SOP AP Pasal 30
(1) Berdasarkan penhlaian kebutuhan, ditentukan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan SOP AP.
(2) Identifikasi informasi yang akan dibutuhkan dipisahkan menurut sumbernya yaitu informasi sumber primer dan informasi sumber sekunder.
Pasal 31
Teknik pengumpulan informasi untuk mengembangkan SOP AP, terdiri atas:
a. teknik curah pendapat;
b. teknik diskusi terfokus;
C. teknik wawancara;
d. teknik survei;
e. teknik perbandingan kualitas; dan
f. telaahan dokumen.
Pasal 32
Teknik curah pendapat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf a, dilakukan bila tim penyusun SOP AP tidak memiliki cukup informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP AP.
17
Pasal 33
Teknik diskusi terfokus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b, dilakukan jika tim penyusun SOP AP telah memiliki informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin lebih mendalaminya dari orang-orang yang berkompeten di bidangnya.
Pasal 34
(1) Teknik wawancara sebagaimana din-iaksud dalam Pasal 31 huruf c, dilakukan jika tim penyusun SOP AP ingin mendapatkan informasi secara mendalam dari narasumber, yaitu orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan pro sedur-pro sedur yang akan distandarkan.
(2) Keberhasilan teknik wawancara sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tergantung dari instrumen yang digunakan, pemilihan narasumber dan pewawancara yang tepat.
Pasal 35
(1) Teknik survei sebagaimana dimaksud dalam pasal 31 huruf d, dilakukan jika tim penyusun SOP AP ingin memperoleh informasi dari sejumlah responden terkait dengan pelayanan yang dipilih secara acak.
(2) Teknik survei dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai kualitas pelayanan yang diinginkan oleh anggota TNI, PNS dan/atau masyarakat.
Pasal 36
Teknik perbandingan kualitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf e, dilakukan jika tim penyusun SOP AP memandang bahwa terdapat banyak Satker sejenis yang telah memiliki SOP AP dan dap at dijadikan contoh untuk pengembangan SOP AP.
Pasal 37
Telaahan dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf f, dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dan dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang akan distandarkan.
bNi]
Pasal 38
(1) Dalam pelaksanaannya teknik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 dapat dipilih sesuai kebutuhan untuk memperoleh hasil pengembangan SOP AP yang baik.
(2) Tim penyusun SOP AP hams dapat menganalisis dan menentukan alternatif prosedur yang paling memenuhi kebutuhan organisasi.
Pasal 39
Langkah-langkah identifikasi SOP AP berdasarkan analisis tugas clan fungsi yang dimiliki organisasi pemerintah sebagai berikut:
a. menganalisis tugas dan fungsi dengan merinci tugas clan fungsi struktur organisasi terendah menjadi kegiatan operasional;
b. mengidentifikasi output final dari output sementara yang dihasilkan struktur terendah organisasi dengan melakukan penelusuran struktur yang menghasilkan output final tersebut;
C. mengidentifikasi kegiatan dari output final dengan merumuskan kegiatan keseluruhan dan aspek parsial yang ada di awal pada saat dan setelah dari output final tersebut;
d. merumuskan judul SOP AP dengan menggabungkan kegiatan dengan output final penggabungan kegiatan secara keseluruhan dengan output final menjadi judul SOP makro dan penggabungan aspek parsial menjadi judul SOP mikro; dan
e. mengindentifikasi seluruh judul SOP AP yang telah dihasilkan balk judul SOP makro dan mikro dengan mengelompokkan sesuai dengan tingkat struktur organisasinya.
Paragraf 2
Analisis dan Pemilihan Alternatif
Pasal 40
(1) Analisis dan pemiihan alternatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf b dapat menggunakan prinsip-prinsip penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 sebagai acuan untuk menentukan alternatif yang akan dipiih untuk distandarkan.
19
(2) Setiap alternatif prosedur dapat diuji satu per satu yang hasilnya akan memberikan informasi mengenai keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif yang diajukan.
Paragraf 3
Penulisan SOP AP
Pasal 41
(1) Kegiatan penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf c terdiri dari bagian flowchart clan identitas dengan menggunakan lima simbol dan format diagram alir bercabang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 dan Pasal 9.
(2) Dalam menentukan SOP AP yang akan dibuat, tenlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39.
Paragraf 4
Pengujian dan evaluasi SOP AP
Pasal 42
Pengujian dan evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf d dilakukan melalui dua cara sebagai berikut:
a. Simulasi, merupakan kegiatan menjalankan prosedur sesuai dengan SOP AP yang telah dibuat tetapi bukan oleh pelaksana yang sebenarnya, melainkan oleh tim penyusun SOP AP untuk melihat apakah prosedur yang disusun teiah memenuhi pninsip penyusunan SOP AP; dan
b. Uji Coba, merupakan kegiatan percobaan untuk menjalankan prosedur sesuai dengan SOP AP yang telah dibuat dengan melibatkan pelaksana yang sebenarnya sehingga kendala-kendala yang kemungkinan ditemui pada tahapan penerapan nantinya, dapat dikenali terlebih dahulu.
Paragraf 5
Pengesahan SOP AP
Pasal 43
(1) Pengesahan SOP AP Satker UO Mabes TNI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf e ditandatangani oleh Kasum TNI atas nama Panglima TNI.
20
(2) Untuk memudahkan pengesahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tim penyusun dari Satker membuat ringkasan eksekutif tentang isi SOP AP yang disusun.
(3) Pengesahan SOP AP di Lingkungan UO Angkatan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Kas Angkatan masing masing.
Bagian Keempat
Penerapan SOP AP
Pasal 44
(1) Proses penerapan SOP AP harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut mi dapat tercapai:
a. setiap pelaksana mengetahui SOP AP yang baru/diubah dan mengetahui alasan perubahannya;
b. salman SOP AP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna;
C. setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP AP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP AP secara aman dan efektif; dan
d. terdapat mekanisme untuk memonitor/memantau kinerj a, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP AP.
(2) Keberhasilan pelaksanaan penerapan tergantung pada keberhasilan proses simulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP AP.
Pasal 45
Untuk menjamin keberhasilan penerapan SOP AP diperlukan strategi penerapan yang meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
a. perencanaan penerapan SOP AP, harus disertai dengan rencana penerapan yang tepat yang memberikan kesempatan kepada setiap anggota yang berkepentingan untuk mempelajari dan memahami semua tugas, arahan, dan jadwal serta kebutuhan sumber daya yang terkait;
21
b. proses pemberitahuan / penyebarluasan informasi perubahan;
C. distribusi Salman berbagai SOP AP yang dikembangkan harus tersedia untuk semua pelaksana yang terkait dalam SOP AP tersebut;
d. pelatihan SOP AP untuk pelaksananya baik dalam bentuk formal atau informal, yang dilaksanakan dalarn kelas ataupun pada pelaksanaan tugas sehari-hari; dan
e. supervisi dilakukan sampai SOP AP benar-benar dikuasai oleh para pelaksana.
Bagian Kelima
Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP AP
Pasal 46
(1) Pelaksanaan penerapan SOP AP harus secara terus-menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat beijalan dengan balk.
(2) Saran dan masukan dalam setiap monitoring diperlukan untuk evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP AP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan.
Paragraf 1
Monitoring
Pasal 47
(1) Proses monitoring hams diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP AP yang baru.
(2) Monitoring SOP AP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulan sekali sedangkan pelaksanaan monitoring secara umum melekat pada saat SOP AP dilaksanakan oleh pelaksananya.
(3) Untuk membantu dokumentasi dalam melakukan monitoring, dapat digunakan tabel sebagaimana tercantum dalam lampiran IIIB yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
22
Pasal 48
Metode-metode monitoring, antara lain dapat berupa:
a. observasi supervisor, yaitu menggunakan supervisor di setiap unit kerja sebagai observer yang memantau jalannya penerapan SOP AP;
b. interview dengan pelaksana melalui wawancara dengan para p e lak s an a;
C. interview dengan anggota masyarakat berupa pengumpulan informasi dari pihak di luar organisasi TNI;
d. pertemuan dan diskusi kelompok kerja; dan
e. pengarahan dalam pelaksanaan, untuk menjamin agar proses berjalan sesuai dengan prosedur yang telah dibakukan.
Paragraf 2
Evaluasi
Pasal 49
(1) SOP AP perlu terus-menerus dievaluasi agar prosedur prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas kinerja yang baik.
(2) lujuan dilakukan evaluasi untuk melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP AP yang sudah disu sun dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif.
(3) Evaluasi SOP AP secara reguler dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara insidentil dapat dilalcukan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
Pasal 50
(1) Tahapan evaluasi dalam sikius penyusunan SOP AP merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses operasi dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP AP dalam rangka menentukan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan.
(2) Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP AP dan/atau berkaitan dengan proses penerapannya.
23
(3) Untuk memudahkan evauasi, dapat digunakan tabel sebagaimana tercantum dalam lampiran IIIC yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Bagian Keenam
SOP AP di Lingkungan Angkatan
Pasal 51
Ketentuan lebih lanjut mengenai SOP AP pada tingkat Angkatan diatur dengan Peraturan Kas Angkatan masing-masing.
BABV
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 52
Peraturan Panglima mi mulai benlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 30 Desember 2015
PANGLIMA TNT,
tertanda
GATOT NURMAN'lYO
JENDERAL TNT
Autentikasi
ALA SETUM TNT,
rUSXNIARTO, S.E.
ADIR JENDERAL TNT
LAMPIRAN I PERATURAN PANGLIMA TNI
NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
PEDOMAN PENYtJSUNAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Dl LINGKUNGAN TENTARA NASIONAL INDONESIA
GAMBAR, BENTUK DAN ARTI 5 (LIMA) SIM3OL SOP AP
• NO GAMBAR KETERANGAN
1 2 3
C= Simbol Kapsul Terminator untuk
1• mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir E Simbol kotak/ Process untuk mendeskripsikan 2. proses atau kegiatan eksekusi
Simbol Belah Ketu pat/Decision untuk
mendeskripsikan kegiatan pengambilan
3•
keputusan
Simbol Anak Panah/Arrow/untuk
• 4' mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)
Simbol Segilima/ off-Page Connector untuk
5• mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
PANGLIMA TM,
tertanda
GATOT NURMANTYO
JENDERAL TNI
A,
TNI,
BRIGADIR JENDERAL TNT
25
LAMPIRAN II PERATURAN PANGUMA TNT
NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
FED OMAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA
NASIONAL INDONESIA
A. PENENTUAN PENULISAN FORMAT SOP AP BAGIAN IDENTITAS SOP AP
NOMOR SOP B/SOP AP-04/Vll/2015
I
PEMBUATAN : 17Juli 2015
TGL. REVISI
EFEKTIF :18Agustus 2015
MARKAS BESAR TENTARA NASIONAL INDONESIA STAF DISAHKAN Asrenum Panglima TNJ KEBIJAKAN STRATEGIS DAN OLEH PERENCANAAN UMUM (tanda tangan)
Agung Pramono, S.H., M.I-Ium.
Laksamana Muda TNI
NAMA SOP PENYUSUNAN KONSEP
SURAT/LAPORANJTANGGAPAN
DAN SARAN MASUKAN DI
LINGKUNGAN SPABAN lI/JEMEN
SRENUM TNI
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA:
1. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2010 tentarig 1. Memiliki kemampuan penyusunan konsep Susunari Orgariisasi TNI surat/laporan/tanggapan clan saran masukan
2. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme 2012 tentang Penyusunan Standar Operasional pembuatan konsep surat/laporan/tanggapan Prosedur Administrasi Pemerintahan dan saran masukan
3. Peraturan Panglima TNI Nomor 46 Tahun 2013 tentang 3. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan Susunari Organisasi dan Tugas SUM TNI prosedur administasi pemerintahan
4. Keputusan Panglima TNI Nomor Kep/685/ IX/2013
tanggal 10 September 2013 tentang Petunjuk
Administrasi tentang Administasi Umum TNI
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Masuk Keluar Surat Berdasarkan Disposisi 1. Lembar Edaran/Lembar Disposisi Asrenurn/Waasrenum Panglima TNI
2. SOP Pembentukan Pokja 2. Term of Refference
3. Komputer/ Printer/Scanner
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila Penyusunan Konsep Surat/Laporan/ Tanggapan Disimpan sebagai data elektronik dan manual Dan Saran Masukan di Lingkungan Spaban Il/Jemen
Srenum TNI mengalami keterlambatan maka akan
berpengaruh kepada Pengambilan Keputusan oleh
Pimpinan TNI
0 Cl)
0
w
0 0 0
o CI)
tJ
C C
a)
Cl)
0
••• h.
Co
C
0
-I
Cd
-J
Cd
cc
z
CL
C',
C
L1
Cd
__
0
U) a) (I)
C',
0
CL C
4- C
CD
.0 E a) 0
C
C',
4- C a)
4- a) E U)
0
a
th (0
Cd
Cd
ca
C
()
M.-.
C
.cC CC
-14 co> CO
4V
o
-Ti -Tlql
0
w
- C C
0
CU
m E Ct cl
- - -C - as 0
C
-Ct -- - -. -
C -.,-
-i4 C C
-
Ct
z
I.. cd
cd
cd
N.
cq
I
Ct Ct ) Ct
C
z
CQ
lz A
I_
es
rD
- -
C - Ct
CL Ct C
CC CC
CC
Ct . 1 H - W cu
-- C ri fl: - t - CC
0 LI) 6 N o6 Tc,
w z
C
Cd
co
cz
rt
ca
, r
Cd LJ
7
cz
cz
0 — z
— E r 2 - J\
— -
sn
- U)Q)
—. Y.CT (
Cd
0 7 d — —
LAMPIRAN III PERATURAN PANGLIMA TNI
NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PRO SEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA
NASIONAL INDONESIA
A. TABEL PENILAIAN KEBUTUHAN SOP AP
Penilaian Keterkaitan Dengan:
Satuan Bidang Prosedur Tupoksi Peraturan Stakeholders Prosedur Prioritas erja Perundang- (Masyarakat) Lainnya Kebutuhan Undangan
1 2 3 4 5 6 7 8 _
B. lABEL MONITORING PELAKSANAAN SOP AP
No Prosedur Penilaian Terhadap Catatan Tindakan Paf Penerapan Hasil yang Harus Penilai
Penilaian Diambil
1 2 3 4 5 6 1. Berjalan dengan Baik
Tidak bealan
dengan baik
2. Berjalan dengan Baik
Tidak berjalan
dengan baik
3.
Cara pengisian:
Kolom 1 Diisi dengan nomor urut
Kolom 2 Diisi SOP AP yang dimonitor proses penerapannya
Kolom 3 Jika ternyata hasil penilaian berjalan dengan baik, maka diberikan tanda "x" pada kotak yang tersedia dengan label
"Beijalan dengan baik". Jika ternyata hasil penilaian
menunjukkan bahwa penerapan SOP AP tidak dapat berjalan
dengan baik, maka diberikan tanda "x" pada kotak dengan label "Tidak berjalan dengan baik
at
Kolom 4 Diisi dengan catatan hasil penilaian, terutama untuk hasil penilaian "Tidak berjalan dengan balk". Catatan
antara lain adalah: alasan mengapa prosedur tidak
dapat berjalan dengan baik, hal-hal mana yang
dianggap tidak berialan dengan baik, apa kemungkinan
penyebab"
Kolorn 5 Diisi dengan tindakan-tindakan yang harus diambil agar SOP AP dapat diterapkan dengan balk, misalnya: perlu adanya penyempurnaan, pelatihan bagi pelaksana, perbaikan sarana yang tidak memadai, dan sebagainya
Kolom 6 Diisi dengan paraf petugas yang melakukan penilaian
C. TABEL EVALUASI PENERAPAN SOP AP
I SOP AP_(nomor) _____
No Penilaian 1 2 3 4 5____ 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Mampu mendorong x
peningkatan kinerja
2. Mudah dipahami x
3. Mudah dilaksanakan -
4. Semua orang dapat x
menj alankan perannya
masing-masing
5. Mampu mengatasi x
permasalahan yang
berkaitan dengan proses
6. Mampu menjawab -
kebutuhan peningkatan
kinerja organisasi
7. Sinergi satu dengan lainnya x
dst sesuai kebutuhan
Keterangan
A. Cara pengisian:
Kolom 1 Diisi dengan nomor unit
Kolom 2 Kriteria penilaian evaluasi (bisa ditambahkan dan diubah sesuai kebutuhan evaluasi)
Kolom 3 s.d 8 dan seterusnya diisi jika masih ada SOP AP yang akan dievaluasi.
31
B. Penomoran. Setiap SOP AP selallu diberi nomor kode, Nomor mi akan lebih mudah untuk merepresentasi SOP AP. Setiap SOP AP yang dievaluasi dicantumkan nomornya pada kolom di atas nomor kolomnya masing-masing.
C. Penilalan. Pada setiap seT sesuai dengan kriteria penilaiannya, SOP AP dinilai dengan memberikan tanda "X" jika basil penerapannya ternyata tidak sesuai dengan pernyataan, dan tanda" - " jika sesuai dengan pernyataan.
PANGLIMA TNI,
tertanda
GATOT NURMANTYO
JENDERAL TNT
Autentikasi
ALA SETUM TNT,
EPAL
1IARTO, S.E.
JENDERAL TNT
2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelavanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112 dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
3. Undang-Undang Nornor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 6 dan Tambahan Lembaran Negara Nomor 5494);
4. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 20 10-2025;
5. Peraturan Menteri Negara Pendavagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process);
6. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;
7. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-20 19;
8. Keputusan Panglima TNT Nomor Kep/ 1035/XII/2014 tanggal 31 Desember 2014 tentang Road Map Reformasi Birokrasi TNI Tahun 2015-2019;
9. Peraturan Panglima TNT Nomor 43 Tahun 2015 ten tang Pembentukan Produk Hukum di Lingkungan Tentara Nasional Indonesia;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan: PERATURAN PANGLIMA TENTARA NASIONAL INDONESIA TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA NASIONAL INDONESIA.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Panglima mi yang dimaksud dengan:
1. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana clan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.
2. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan TNI yang selanjutnya disingkat SOP AP adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan di lingkungan TNT yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
3. Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dij alankan oleh organisasi pemerintah.
4. SOP Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan iebih dari satu peran atau jabatan.
5. SOP Teknis adalah prosedur standaryang sangat rinci dan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
6. TNI adalah Tentara Nasional Indonesia.
7. Panglima Tentara Nasional Indonesia yang selanjutnva disebut Panglima adalah peIvira tinggi militer yang memimpin TNT.
8. Prajurit adalah anggota TNT.
9. Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Tentara Nasional Indonesia selanjutnya disingkat PNS adalah PNS Kementerian Pertahanan yang bertugas di lingkungan TNT.
10. Diagram Alir Bercabang adalah format prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintah yang memuat berbagai kegiatan clan memerlukan pengambilan keputusan dengan hanya menggunakan 5 (lima) simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.
Pasal 2
Peraturan Panglima mi bertujuan untuk memberikan pedoman bagi Satker di lingkungan Mabes TNT, Mabes Angkatan clan j aj arannya dalam mengidentifikasi, menyusun, mend okumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi SOP AP sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pasal 3
Sasaran yang hendak dicapai melalui Peraturan Panglima mi adalah:
a. setiap satker di iingkungan TNI sampai dengan unit yang terkecil memiliki SOP AP-nya masing-masing;
b. penyempurnaan proses penyeienggaraan administrasi pemerintahan di iingkungan TN1;
C. ketertiban dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan di iingkungan TNI; dan
d. peningkatan kualitas pelavanan Satker di lingkungan TNI yang melaksanakan fungsi pelayanan Publik kepada masyarakat.
BAB II
PRINSIP DAN MANFAAT
Bagian Kesatu
Prinsip
Pasal 4
Prinsip dalam penyusunan SOP AP sebagai berikut:
a. kemudahan dan kejelasan, bahwa prosedur yang distandarkan harus mudah dimengerti dan diterapkan oleh Prajurit dan PNS meskipun baru dalam pelaksanaan tugasnya;
b. efisiensi dan efektivitas, bahwa prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
C. keselarasan, bahwa prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. keterukuran, bahwa output darl prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
e. dinamis, bahwa prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;
f. berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani, bahwa prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;
g. kepatuhan hukum, bahwa prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan perundang undangan; dan
h. kepastian hukum, bahwa prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi anggota TNI dan PNS dari kemungkinan tuntutan hukum.
Pasal 5
Pninsip Pelaksanaan SOP AP sebagai berikut:
a. konsisten, bahwa SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi di lingkungan TNI;
b. komitmen, bahwa SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari selurub jajaran organisasi, dan tingkatan yang terendah sampai tertinggi;
C. perbaikan berkelanjutan, bahwa pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
d. mengikat, bahwa SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
e. seluruh unsur memiliki peran penting, bahwa seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan dan jika tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan; dan
f. terdokumentasi dengan baik, bahwa seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi yang memerlukannya.
Bagian Kedua
Manfaat
Pasal S
Manfaat penyusunan SOP AP sebagai berikut:
a. sebagai standardisasi cara yang dilakukan prajurit dan PNS dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
b. mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang Prajurit dan PNS dalam melaksanakan tugasnya;
C. meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual clan organisasi secara keseluruhan;
d. meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
e. menciptakan ukuran standar kinerja untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
f. memastikan pelaksanaan tugas di setiap Satker dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
g. memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh Prajurit dan PNS dalam melaksanakan tugasnya;
h. memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi Prajurit dan PNS;
i. memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh Prajurit dan PNS dalam melaksanakan tugasnya;
j. sebagai instrumen yang dapat melindungi Prajurit dan PNS dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
k. menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
1. membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; dan
m. membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
7
BAB III
FORMAT DAN DOKUMEN SOP AP
Bagian Kesatu
Format
Pasal 7
Format SOP AP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi di Lingkungan TNI adalah Format Diagram Alir Bercabang.
Pasal 8
Simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Bercabang terdiri atas 5 (lima) simbol sebagai berikut:
a. 4 (empat) simbol dasar flowcharts; dan
b. 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman.
Pasal 9
(1) 5 (lima) simbol sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 terdiri atas:
a. simbol kapsul untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
b. simbol kotak untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
C. simbol belah ketupat untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
d. simbol anak panah/panah untuk mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan); dan
e. simbol segi lima untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
(2) Gambar dan bentuk 5 (lima) simbol sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Pasal 10
Penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP AP sebagai berikut:
a. SOP AP mendeskripsikan prosedur kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis detail menyangkut urusan administrasi dan urusan teknis;
ro
b. alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan terdiri atas kegiatan eksekusi dan pengambilan keputusan;
C. penggunaan simbol selain yang ditentukan dalam Pasal 8 dan Pasal 9 tidak dipergunakan disebabkan prosedur yang dideskripsikan bersifat umum, tidak rinci dan tidak bersifat teknis;
d. penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif, menggunakan kata kerja tanpa subjek; dan
e. penyusunan SOP AP mi hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, bahwa Diagram Alir Bercaban dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman segi lima dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.
Pasal 11
(1) Ketentuan penulisan format kegiatan sebagai berikut:
a. penulisan pelaksana dalam SOP AP mi dipisahkan dan kegiatan;
b. untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang tindih yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri;
C. penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan objek dan keterangan seperti menulis laporan, mendokumentasikan surat pengaduan, mengumpulkan bahan rapat, mengirim surat undangan kepada peserta, meneliti berkas, menandatangani draft surat net, mengarsipkan dokumen; dan
d. penulisan pelaksana tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.
(2) Contoh ketentuan penulisan format sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas bagian Identitas SOP AP dan Bagian Flowchart SOP AP sesuai tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Bagian Kedna
Dokumen
Pasal 12
Dokumen SOP AP merupakan dokumen berisi prosedur standar yang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, meliputi:
a. unsur dokumentasi; dan
b. unsur prosedur.
Pasal 13
(1) Unsur dokurnentasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf a merupakan unsur dari Dokumen SOP AP yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP.
(2) Unsur dokumentasi SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi hal-hal sebagai berikut:
a. Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul depan sebuah dokumen SOP AP yang berisi informasi mengenai:
1. judul SOP AP;
2. instansi/satuan kerja;
3. tahun pembuatan; dan
4. informasi lain yang diperlukan.
b. Keputusan Kasatker tentang penetapan dokumen SOP AP mi;
C. Daftar isi dokumen SOP AP;
d. Penjelasan singkat meliputi:
1. ruang lingkup;
2. tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi;
3. ringkasan memuat penjelasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan
4. definisi/pengertian umum, yang memuat definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.
10
Pasal 14
Unsur prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 huruf b, dibagi dalam dua bagian, yaitu
a. bagian identitas; dan
b. bagian flowchart.
Pasal 15
(1) Bagian identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a meliputi:
a. logo dan nama satuan kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
b. nomor SOP AP, yaitu nomor prosedur sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di lingkungan TNT;
C. tanggal pembuatan, yaitu tanggal selesainya SOP AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;
d. tanggal revisi, yaitu tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana ditinjau ulangnya SOP AP dimaksud;
C. tanggal efektif, yaitu tanggal mulai diberlakukan SOP AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP AP;
f. pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja, yang berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NRP/ NIP serta stempel/ cap Satuan Kerja;
g. dasar hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur pembuatan SOP AP;
h. keterkaitan, berisi penjelasan tentang hubungan SOP AP yang dibuat dengan proses pelaksanaan kegiatan yang ditetapkan dalam SOP AP lainnya;
i. peringatan, berisi penjelasan mengenai kemungkinan kemungkinan yang terjadi ketika pro sedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan;
j. kualifikasi pelaksana, berisi penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan;
11
k. peralatan dan perlengkapan, berisi penjelasan mengenai daltar peralatan utama dan perlengkapan yang dibutuhkan terkait secara langsung dengan prosedur yang di-SOP-kan; dan
1. pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu berupa formulir-formulir yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses.
(2) Contoh Bagian identitas SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Pasal 16
(1) Bagian flowchart sebagaimana dimaksud dalam Pasál 14 huruf b, merupakan uraian mengenai langkah-langkah atau prosedur kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang dip erukan.
(2) Bagian flowchart sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menj ellaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan terdiri atas:
a. nomor kegiatan;
b. uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (pro sedur);
C. pelaksana yang merupakan peaku kegiatan;
d. mutu baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan e. keterangan.
(3) Agar SOP AP yang disusun terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan yang diperlukan/berupa standar input dan outputnya.
(4) Contoh bagian flowchart SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3) tercantum dalam Lampiran JIB yang merupakan bagian tidak terpisahkan dan Peraturan Panglima mi.
12
Bagian Keempat
Penetapan Dokumen SOP AP
Pasal 17
(1) Penetaiian dalam SOP AP mengikat bagi seluruh unsur yang ada di setiap Satuan Kerja di Lingkungan TNI untuk diaplikasikan oleh Prajurit dan PNS dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.
(2) Prosedur penetapan dokumen SOP AP sebagai berikut:
a. tim penyusun SOP sub Satker dari Satker menyusun Rancangan Dokumen SOP AP dan menyampaikan kepada tim penyusun SOP Satker untuk diintegrasikan menjadi Rancangan SOP AP Satker;
b. tim penyusun SOP Satker menyampaikan Rancangan Dokumen SOP AP yang merupakan integrasi dan Rancangan Dokumen SOP AP sub Satker secara berjenjang kepada Tim Kerja Reformasi Birokrasi TNI; dan
c. Kasatker menetapkan SOP AP yang benlaku di lingkungannya masing-masing berdasarkan dokumen SOP AP sesuai dengan tugas dan fungsinya.
BAB IV
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN
SOP AP
Pasal 18
Penyusunan SOP AP meliputi sikius sebagai benikut:
a. persiapan;
b. penilaian Kebutuhan SOP AP;
C. pengembangan SOP AP;
d. penerapan SOP AP; dan
e. monitoring dan evaluasi SOP AP.
Bagian Kesatu
Persiapan Penyusunan SOP AP
Pasal 19
Persiapan penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam pasal 18 huruf a dilakukan dengan membentuk tim Pokja penyusunan SOP AP yang terdiri atas:
13
a. Tim Pokja penyusunan SOP AP TNI secara keseluruhan; dan
b. Tim Pokja penyusunan SOP AP Unit Organisasi/Satker Satker-Satker di lingkungan TNI.
Pasal 20
(1) Tim Pokja penyusun SOP AP TNI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf a, bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses penyusunan SOP AP di lingkungan TNI yang dibentuk dan bertanggung jawab kepada Kasum TNI selaku Ketua Tim Reformasi Birokrasi TNT.
(2) Tim Penyusun SOP AP TNI sebagaimana dimaksud ayat (1) bertugas untuk:
a. penyusunan pedoman;
b. penyusunan program kerja dan sosialisasi kebijakan; C. melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas; dan
d. melakukan koordinasi penyusunan SOP AP bagi seluruh satuan/unit organisasi yang ada di lingkungan TNT.
Pasal 21
(1) Tim Penyusun SOP AP Satker bertanggung jawab terhadap proses penyusunan SOP AP di sub Satker masing-masing yang dibentuk dan bertanggung jawab kepada Dan! Kasatker masing-masing.
(2) tim penyusun SOP AP Satker sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas untuk:
a. melakukan sosialisasi kebijakan;
b. melaksanakan kegiatan asistensi dan fasilitas; dan C. melakukan koordinasi penyusunan SOP AP Satker,
Bagian Kedua
Penilaian Kebutuhan SOP AP
Pasal 22
(1) Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP AP yang dilakukan untuk mengidentifikasi tingkat kebutuhan SOP AP yang akan disusun.
14
(2) Satker yang telah memiliki SOP AP, melakukan evaluasi terhadap SOP AP yang ada clan mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan.
(3) Satker yang belum memiliki SOP AP, mengidentifikasi kebutuhan SOP AP yang diperlukan.
Pasal 23
Penilaian kebutuhan SOP AP bertujuan untuk mengetahui:
a. ruang lingkup, berkaitan dengan bidang tugas dan prosedur-prosedur operasional untuk distandarkan;
b. format SOP AP yang diterapkan; clan
C. jumlah SOP AP yang dibutuhkan sesuai dengan prioritas. Pasal 24
Aspek yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan penilaian kebutuhan yaitu:
a. lingkungan operasional;
b. kebijakan pemerintah; dan
C. kebutuhan organisasi.
Pasal 25
(1) Lingkungan operasional sebagaimana dimaksud daiam Pasal 24 huruf a, merupakan lingkungan yang harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksan akan tugas dan fungsinya, baik internal maupun eksternal.
(2) Berbagai hal yang dapat membantu mengidentifikasi aspek aspek lingkungan operasional dan dapat memengaruhi SOP AP sebagai berilcut:
a. hubungan antara satuan kerja dengan berbagai satuan kerja terkait;
b. hubungan satuan kerja dengan berbagai satuan kerja yang sejenis di Satker lain; dan
C. sumber daya manusia yang ada dalam organisasi.
15
Pasal 26
(1) Kebijakan pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf b, merupakan peraturan prundang-undangan yang memberikan pengaruh dalarn penyusunan SOP AP.
(2) Peraturan perundang-undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri, Peraturan/Keputusan Panglima atau peraturan lain yang terkait dengan organisasi.
Pasal 27
(1) Penilaian kebutuhan organisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf c, berkaitan dengan prioritas terhadap prosedur-prosedur yang mendesak untuk segera distandarkan.
(2) Kebutuhan mendesak sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat terjadi karena perubahan struktur organisasi, susunan organisasi clan tata kerja atau karena kebutuhan organisasi di lingkungan TNT.
Pasal 28
(1) Langkah-langkah penilaian kebutuhan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24, sebagai berikut:
a. menyusun rencana penilaian kebutuhan dengan target yang jelas, serta pembagian tugas siapa melakukan apa;
b. melakukan penilaian kebutuhan, meliputi:
1. SOP AP yang telah ada dan akan disempurnakan; dan
2. SOP AP yang belum ada dan akan dibuat.
C. menyusun daftar SOP AP yang akan dikembangkan; dan
d. menyusun dokumen penilaian kebutuhan SOP AP sebagai tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP AP, yang memuat kesimpulan dan rekomendasi.
(2) Untuk membantu melakukan penilaian kebutuhan dapat digunakan tabel sebagaimana tercantum dalam lampiran lilA yang merupakan bagian tidak terpisahkan dan Peraturan Panglima mi.
16
Bagian Ketiga
Pengembangan SOP AP
Pasal 29
Pengembangan SOP AP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:
a. pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif; b. analisis dan pemilihan alternatif;
C. penulisan SOP AP;
d. pengujian dan evaluasi SOP AP; dan
e. pengesahan SOP AP.
Paragraf 1
Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif SOP AP Pasal 30
(1) Berdasarkan penhlaian kebutuhan, ditentukan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan SOP AP.
(2) Identifikasi informasi yang akan dibutuhkan dipisahkan menurut sumbernya yaitu informasi sumber primer dan informasi sumber sekunder.
Pasal 31
Teknik pengumpulan informasi untuk mengembangkan SOP AP, terdiri atas:
a. teknik curah pendapat;
b. teknik diskusi terfokus;
C. teknik wawancara;
d. teknik survei;
e. teknik perbandingan kualitas; dan
f. telaahan dokumen.
Pasal 32
Teknik curah pendapat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf a, dilakukan bila tim penyusun SOP AP tidak memiliki cukup informasi yang diperlukan dalam pengembangan SOP AP.
17
Pasal 33
Teknik diskusi terfokus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf b, dilakukan jika tim penyusun SOP AP telah memiliki informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin lebih mendalaminya dari orang-orang yang berkompeten di bidangnya.
Pasal 34
(1) Teknik wawancara sebagaimana din-iaksud dalam Pasal 31 huruf c, dilakukan jika tim penyusun SOP AP ingin mendapatkan informasi secara mendalam dari narasumber, yaitu orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan pro sedur-pro sedur yang akan distandarkan.
(2) Keberhasilan teknik wawancara sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tergantung dari instrumen yang digunakan, pemilihan narasumber dan pewawancara yang tepat.
Pasal 35
(1) Teknik survei sebagaimana dimaksud dalam pasal 31 huruf d, dilakukan jika tim penyusun SOP AP ingin memperoleh informasi dari sejumlah responden terkait dengan pelayanan yang dipilih secara acak.
(2) Teknik survei dilakukan untuk memperoleh gambaran mengenai kualitas pelayanan yang diinginkan oleh anggota TNI, PNS dan/atau masyarakat.
Pasal 36
Teknik perbandingan kualitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf e, dilakukan jika tim penyusun SOP AP memandang bahwa terdapat banyak Satker sejenis yang telah memiliki SOP AP dan dap at dijadikan contoh untuk pengembangan SOP AP.
Pasal 37
Telaahan dokumen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf f, dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder dan dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan perundang-undangan yang terkait dengan prosedur yang akan distandarkan.
bNi]
Pasal 38
(1) Dalam pelaksanaannya teknik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 dapat dipilih sesuai kebutuhan untuk memperoleh hasil pengembangan SOP AP yang baik.
(2) Tim penyusun SOP AP hams dapat menganalisis dan menentukan alternatif prosedur yang paling memenuhi kebutuhan organisasi.
Pasal 39
Langkah-langkah identifikasi SOP AP berdasarkan analisis tugas clan fungsi yang dimiliki organisasi pemerintah sebagai berikut:
a. menganalisis tugas dan fungsi dengan merinci tugas clan fungsi struktur organisasi terendah menjadi kegiatan operasional;
b. mengidentifikasi output final dari output sementara yang dihasilkan struktur terendah organisasi dengan melakukan penelusuran struktur yang menghasilkan output final tersebut;
C. mengidentifikasi kegiatan dari output final dengan merumuskan kegiatan keseluruhan dan aspek parsial yang ada di awal pada saat dan setelah dari output final tersebut;
d. merumuskan judul SOP AP dengan menggabungkan kegiatan dengan output final penggabungan kegiatan secara keseluruhan dengan output final menjadi judul SOP makro dan penggabungan aspek parsial menjadi judul SOP mikro; dan
e. mengindentifikasi seluruh judul SOP AP yang telah dihasilkan balk judul SOP makro dan mikro dengan mengelompokkan sesuai dengan tingkat struktur organisasinya.
Paragraf 2
Analisis dan Pemilihan Alternatif
Pasal 40
(1) Analisis dan pemiihan alternatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf b dapat menggunakan prinsip-prinsip penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 sebagai acuan untuk menentukan alternatif yang akan dipiih untuk distandarkan.
19
(2) Setiap alternatif prosedur dapat diuji satu per satu yang hasilnya akan memberikan informasi mengenai keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif yang diajukan.
Paragraf 3
Penulisan SOP AP
Pasal 41
(1) Kegiatan penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf c terdiri dari bagian flowchart clan identitas dengan menggunakan lima simbol dan format diagram alir bercabang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 dan Pasal 9.
(2) Dalam menentukan SOP AP yang akan dibuat, tenlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39.
Paragraf 4
Pengujian dan evaluasi SOP AP
Pasal 42
Pengujian dan evaluasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf d dilakukan melalui dua cara sebagai berikut:
a. Simulasi, merupakan kegiatan menjalankan prosedur sesuai dengan SOP AP yang telah dibuat tetapi bukan oleh pelaksana yang sebenarnya, melainkan oleh tim penyusun SOP AP untuk melihat apakah prosedur yang disusun teiah memenuhi pninsip penyusunan SOP AP; dan
b. Uji Coba, merupakan kegiatan percobaan untuk menjalankan prosedur sesuai dengan SOP AP yang telah dibuat dengan melibatkan pelaksana yang sebenarnya sehingga kendala-kendala yang kemungkinan ditemui pada tahapan penerapan nantinya, dapat dikenali terlebih dahulu.
Paragraf 5
Pengesahan SOP AP
Pasal 43
(1) Pengesahan SOP AP Satker UO Mabes TNI sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf e ditandatangani oleh Kasum TNI atas nama Panglima TNI.
20
(2) Untuk memudahkan pengesahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tim penyusun dari Satker membuat ringkasan eksekutif tentang isi SOP AP yang disusun.
(3) Pengesahan SOP AP di Lingkungan UO Angkatan diatur lebih lanjut dengan Peraturan Kas Angkatan masing masing.
Bagian Keempat
Penerapan SOP AP
Pasal 44
(1) Proses penerapan SOP AP harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut mi dapat tercapai:
a. setiap pelaksana mengetahui SOP AP yang baru/diubah dan mengetahui alasan perubahannya;
b. salman SOP AP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna;
C. setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP AP dan dapat menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki untuk menerapkan SOP AP secara aman dan efektif; dan
d. terdapat mekanisme untuk memonitor/memantau kinerj a, mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP AP.
(2) Keberhasilan pelaksanaan penerapan tergantung pada keberhasilan proses simulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP AP.
Pasal 45
Untuk menjamin keberhasilan penerapan SOP AP diperlukan strategi penerapan yang meliputi langkah-langkah sebagai berikut:
a. perencanaan penerapan SOP AP, harus disertai dengan rencana penerapan yang tepat yang memberikan kesempatan kepada setiap anggota yang berkepentingan untuk mempelajari dan memahami semua tugas, arahan, dan jadwal serta kebutuhan sumber daya yang terkait;
21
b. proses pemberitahuan / penyebarluasan informasi perubahan;
C. distribusi Salman berbagai SOP AP yang dikembangkan harus tersedia untuk semua pelaksana yang terkait dalam SOP AP tersebut;
d. pelatihan SOP AP untuk pelaksananya baik dalam bentuk formal atau informal, yang dilaksanakan dalarn kelas ataupun pada pelaksanaan tugas sehari-hari; dan
e. supervisi dilakukan sampai SOP AP benar-benar dikuasai oleh para pelaksana.
Bagian Kelima
Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP AP
Pasal 46
(1) Pelaksanaan penerapan SOP AP harus secara terus-menerus dipantau sehingga proses penerapannya dapat beijalan dengan balk.
(2) Saran dan masukan dalam setiap monitoring diperlukan untuk evaluasi sehingga penyempurnaan terhadap SOP AP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan.
Paragraf 1
Monitoring
Pasal 47
(1) Proses monitoring hams diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum dalam SOP AP yang baru.
(2) Monitoring SOP AP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulan sekali sedangkan pelaksanaan monitoring secara umum melekat pada saat SOP AP dilaksanakan oleh pelaksananya.
(3) Untuk membantu dokumentasi dalam melakukan monitoring, dapat digunakan tabel sebagaimana tercantum dalam lampiran IIIB yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
22
Pasal 48
Metode-metode monitoring, antara lain dapat berupa:
a. observasi supervisor, yaitu menggunakan supervisor di setiap unit kerja sebagai observer yang memantau jalannya penerapan SOP AP;
b. interview dengan pelaksana melalui wawancara dengan para p e lak s an a;
C. interview dengan anggota masyarakat berupa pengumpulan informasi dari pihak di luar organisasi TNI;
d. pertemuan dan diskusi kelompok kerja; dan
e. pengarahan dalam pelaksanaan, untuk menjamin agar proses berjalan sesuai dengan prosedur yang telah dibakukan.
Paragraf 2
Evaluasi
Pasal 49
(1) SOP AP perlu terus-menerus dievaluasi agar prosedur prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas kinerja yang baik.
(2) lujuan dilakukan evaluasi untuk melihat kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP AP yang sudah disu sun dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif.
(3) Evaluasi SOP AP secara reguler dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara insidentil dapat dilalcukan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan.
Pasal 50
(1) Tahapan evaluasi dalam sikius penyusunan SOP AP merupakan sebuah analisis yang sistematis terhadap serangkaian proses operasi dan aktivitas yang telah dibakukan dalam bentuk SOP AP dalam rangka menentukan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara keseluruhan.
(2) Evaluasi, sebagai langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi substansi SOP AP dan/atau berkaitan dengan proses penerapannya.
23
(3) Untuk memudahkan evauasi, dapat digunakan tabel sebagaimana tercantum dalam lampiran IIIC yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Panglima mi.
Bagian Keenam
SOP AP di Lingkungan Angkatan
Pasal 51
Ketentuan lebih lanjut mengenai SOP AP pada tingkat Angkatan diatur dengan Peraturan Kas Angkatan masing-masing.
BABV
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 52
Peraturan Panglima mi mulai benlaku pada tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 30 Desember 2015
PANGLIMA TNT,
tertanda
GATOT NURMAN'lYO
JENDERAL TNT
Autentikasi
ALA SETUM TNT,
rUSXNIARTO, S.E.
ADIR JENDERAL TNT
LAMPIRAN I PERATURAN PANGLIMA TNI
NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
PEDOMAN PENYtJSUNAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Dl LINGKUNGAN TENTARA NASIONAL INDONESIA
GAMBAR, BENTUK DAN ARTI 5 (LIMA) SIM3OL SOP AP
• NO GAMBAR KETERANGAN
1 2 3
C= Simbol Kapsul Terminator untuk
1• mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir E Simbol kotak/ Process untuk mendeskripsikan 2. proses atau kegiatan eksekusi
Simbol Belah Ketu pat/Decision untuk
mendeskripsikan kegiatan pengambilan
3•
keputusan
Simbol Anak Panah/Arrow/untuk
• 4' mendeskripsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan)
Simbol Segilima/ off-Page Connector untuk
5• mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
PANGLIMA TM,
tertanda
GATOT NURMANTYO
JENDERAL TNI
A,
TNI,
BRIGADIR JENDERAL TNT
25
LAMPIRAN II PERATURAN PANGUMA TNT
NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
FED OMAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA
NASIONAL INDONESIA
A. PENENTUAN PENULISAN FORMAT SOP AP BAGIAN IDENTITAS SOP AP
NOMOR SOP B/SOP AP-04/Vll/2015
I
PEMBUATAN : 17Juli 2015
TGL. REVISI
EFEKTIF :18Agustus 2015
MARKAS BESAR TENTARA NASIONAL INDONESIA STAF DISAHKAN Asrenum Panglima TNJ KEBIJAKAN STRATEGIS DAN OLEH PERENCANAAN UMUM (tanda tangan)
Agung Pramono, S.H., M.I-Ium.
Laksamana Muda TNI
NAMA SOP PENYUSUNAN KONSEP
SURAT/LAPORANJTANGGAPAN
DAN SARAN MASUKAN DI
LINGKUNGAN SPABAN lI/JEMEN
SRENUM TNI
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA:
1. Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2010 tentarig 1. Memiliki kemampuan penyusunan konsep Susunari Orgariisasi TNI surat/laporan/tanggapan clan saran masukan
2. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2. Mengetahui tugas dan fungsi mekanisme 2012 tentang Penyusunan Standar Operasional pembuatan konsep surat/laporan/tanggapan Prosedur Administrasi Pemerintahan dan saran masukan
3. Peraturan Panglima TNI Nomor 46 Tahun 2013 tentang 3. Mengetahui tugas dan fungsi sistem dan Susunari Organisasi dan Tugas SUM TNI prosedur administasi pemerintahan
4. Keputusan Panglima TNI Nomor Kep/685/ IX/2013
tanggal 10 September 2013 tentang Petunjuk
Administrasi tentang Administasi Umum TNI
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Masuk Keluar Surat Berdasarkan Disposisi 1. Lembar Edaran/Lembar Disposisi Asrenurn/Waasrenum Panglima TNI
2. SOP Pembentukan Pokja 2. Term of Refference
3. Komputer/ Printer/Scanner
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila Penyusunan Konsep Surat/Laporan/ Tanggapan Disimpan sebagai data elektronik dan manual Dan Saran Masukan di Lingkungan Spaban Il/Jemen
Srenum TNI mengalami keterlambatan maka akan
berpengaruh kepada Pengambilan Keputusan oleh
Pimpinan TNI
0 Cl)
0
w
0 0 0
o CI)
tJ
C C
a)
Cl)
0
••• h.
Co
C
0
-I
Cd
-J
Cd
cc
z
CL
C',
C
L1
Cd
__
0
U) a) (I)
C',
0
CL C
4- C
CD
.0 E a) 0
C
C',
4- C a)
4- a) E U)
0
a
th (0
Cd
Cd
ca
C
()
M.-.
C
.cC CC
-14 co> CO
4V
o
-Ti -Tlql
0
w
- C C
0
CU
m E Ct cl
- - -C - as 0
C
-Ct -- - -. -
C -.,-
-i4 C C
-
Ct
z
I.. cd
cd
cd
N.
cq
I
Ct Ct ) Ct
C
z
CQ
lz A
I_
es
rD
- -
C - Ct
CL Ct C
CC CC
CC
Ct . 1 H - W cu
-- C ri fl: - t - CC
0 LI) 6 N o6 Tc,
w z
C
Cd
co
cz
rt
ca
, r
Cd LJ
7
cz
cz
0 — z
— E r 2 - J\
— -
sn
- U)Q)
—. Y.CT (
Cd
0 7 d — —
LAMPIRAN III PERATURAN PANGLIMA TNI
NOMOR 53 TAHUN 2015
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PRO SEDUR ADMINISTRASI
PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN TENTARA
NASIONAL INDONESIA
A. TABEL PENILAIAN KEBUTUHAN SOP AP
Penilaian Keterkaitan Dengan:
Satuan Bidang Prosedur Tupoksi Peraturan Stakeholders Prosedur Prioritas erja Perundang- (Masyarakat) Lainnya Kebutuhan Undangan
1 2 3 4 5 6 7 8 _
B. lABEL MONITORING PELAKSANAAN SOP AP
No Prosedur Penilaian Terhadap Catatan Tindakan Paf Penerapan Hasil yang Harus Penilai
Penilaian Diambil
1 2 3 4 5 6 1. Berjalan dengan Baik
Tidak bealan
dengan baik
2. Berjalan dengan Baik
Tidak berjalan
dengan baik
3.
Cara pengisian:
Kolom 1 Diisi dengan nomor urut
Kolom 2 Diisi SOP AP yang dimonitor proses penerapannya
Kolom 3 Jika ternyata hasil penilaian berjalan dengan baik, maka diberikan tanda "x" pada kotak yang tersedia dengan label
"Beijalan dengan baik". Jika ternyata hasil penilaian
menunjukkan bahwa penerapan SOP AP tidak dapat berjalan
dengan baik, maka diberikan tanda "x" pada kotak dengan label "Tidak berjalan dengan baik
at
Kolom 4 Diisi dengan catatan hasil penilaian, terutama untuk hasil penilaian "Tidak berjalan dengan balk". Catatan
antara lain adalah: alasan mengapa prosedur tidak
dapat berjalan dengan baik, hal-hal mana yang
dianggap tidak berialan dengan baik, apa kemungkinan
penyebab"
Kolorn 5 Diisi dengan tindakan-tindakan yang harus diambil agar SOP AP dapat diterapkan dengan balk, misalnya: perlu adanya penyempurnaan, pelatihan bagi pelaksana, perbaikan sarana yang tidak memadai, dan sebagainya
Kolom 6 Diisi dengan paraf petugas yang melakukan penilaian
C. TABEL EVALUASI PENERAPAN SOP AP
I SOP AP_(nomor) _____
No Penilaian 1 2 3 4 5____ 1 2 3 4 5 6 7 8
1. Mampu mendorong x
peningkatan kinerja
2. Mudah dipahami x
3. Mudah dilaksanakan -
4. Semua orang dapat x
menj alankan perannya
masing-masing
5. Mampu mengatasi x
permasalahan yang
berkaitan dengan proses
6. Mampu menjawab -
kebutuhan peningkatan
kinerja organisasi
7. Sinergi satu dengan lainnya x
dst sesuai kebutuhan
Keterangan
A. Cara pengisian:
Kolom 1 Diisi dengan nomor unit
Kolom 2 Kriteria penilaian evaluasi (bisa ditambahkan dan diubah sesuai kebutuhan evaluasi)
Kolom 3 s.d 8 dan seterusnya diisi jika masih ada SOP AP yang akan dievaluasi.
31
B. Penomoran. Setiap SOP AP selallu diberi nomor kode, Nomor mi akan lebih mudah untuk merepresentasi SOP AP. Setiap SOP AP yang dievaluasi dicantumkan nomornya pada kolom di atas nomor kolomnya masing-masing.
C. Penilalan. Pada setiap seT sesuai dengan kriteria penilaiannya, SOP AP dinilai dengan memberikan tanda "X" jika basil penerapannya ternyata tidak sesuai dengan pernyataan, dan tanda" - " jika sesuai dengan pernyataan.
PANGLIMA TNI,
tertanda
GATOT NURMANTYO
JENDERAL TNT
Autentikasi
ALA SETUM TNT,
EPAL
1IARTO, S.E.
JENDERAL TNT
Posting Komentar